英語でメールを送る際の件名は?英文ビジネスメールの正しい書き方

ビジネス上では、常日頃からたくさんのメールのやり取りを行うものです。このときメールのタイトルでもある「件名」が重要となってきます。 これは英文ビジネスメールにおいても同じです。

できるだけ早く読んでもらえるように、見逃されないように、ましてや読む前に迷惑(スパム)メールと間違えて削除されてしまわないように、件名には細心の注意を払いましょう。 ここでは、英文ビジネスメールにおける「件名」の正しい書き方をご紹介します。

件名は「簡潔に」が鉄則、しかし注意点あり

忙しい相手に必ず読んでもらえるように、件名には本文中の内容を示す具体的な内容を盛り込んで、短く簡潔にすることがポイントです。 件名をダラダラと長くするのはNGです。但し短すぎてスパムメールに似たような件名になって、 メールを開けてもらう前に削除されてしまっては元も子もありません。たとえば、

・Inquiry(問い合わせ)

・Question(質問)

・Order(注文)

・Important!(重要!)

など、単語1つだけの件名は、よくスパムメールの件名でも見かけます。 何に対してのInquiry(問い合わせ)なのか、どういうQuestion(質問)なのか、 Important!(重要!)とだけ書かれていても、その単語1つに「!」マークが付いているだけで危険さが漂い、 メールは開けられることもなく、ゴミ箱へ入れられてしまうかもしれません。これは注意が必要です。

件名には送り主の要望は何なのか、本文が透けて読み取れるようなものを短い文の中に盛り込みます。 決して難しくありません。日本語でも同じように、どのような、何に対しての問い合わせなのか、質問であるのかというのを件名に入れるだけです。

件名のパターンとして、「(Request / Inquiry 等) + 前置詞句」を基本と考えて書くと簡単です。 前置詞と冠詞以外の各単語の1文字目を大文字(Capital Letter)にすると相手に読みやすくなることから、できればそのように書く癖を身に付けていきましょう。

理想的な件名のテンプレート

Inquiry about 〜(〜について問い合わせ)

  • 例:Inquiry about Your Product (御社の製品に関する問い合わせ)

Request for 〜(〜の依頼)

  • 例:Request for Catalogue No.123(123番のカタログ送付の依頼)

Notification of 〜(〜のお知らせ)

  • 例:Notification of Credit ( Invoice #123) (振込み通知 [請求書番号123] )

Confirmation of 〜 (〜の確認)

  • 例:Confirmation of Payment ( Invoice #123) (入金確認しました [請求書番号123] )

Cancellation of 〜 (〜のキャンセル)

  • 例:Cancellation of Order #123 (注文番号 #123 のキャンセル)

Suggestion for 〜(〜の提案)

  • 例:Suggestion for Improvement (改善方法の提案)

Apology for 〜(〜のお詫び)

  • 例:Apology for the Delay (遅延のお詫び)

乱用を避けたい単語

冒頭で述べたように、件名は本文導入までの扉であり、見出しとなるような部分になることから、 読んでもらうためにもちょっとした心くばりが必要です。

しかし、読む前に削除されてしまっていけないという部分を気にし過ぎて、相手を驚かすような 奇をてらう単語を冒頭に持ってくるのは、使う単語によっては考えた方がよいです。 特に決まりなどはありませんが、乱用を避けた方がよい単語には下記のようなものがあります。

・Important(重要)

・Urgent(至急)

これらは、頻繁に使うのではなく、特別に重要な場合や、緊急を要するときにだけ使うようにしましょう。 その他には下記のものがあります。

・Problem(問題)

・Trouble(トラブル)

メール本文が否定的な内容であっても、件名には「problem」 「trouble」などの否定的な言葉は使わない方が良いとされています。 下記に記載したような件名はスパムやウィルスメールによく使われるものです。

ご自身でも迷惑メールボックスに入ったメールの件名などで、ご覧になったものがあるのではないでしょうか。 できるだけビジネスメールの文書では下記のようなタイトルは避けるようにしましょう。

・hi there

・hello

・information

・New product

・Your Document

・Last notice

・Good news

・It’s me.

・It’s ○○(名前)

おわりに

ビジネスメールの件名は、慣れてくるとよく使うものが大体決まってきて、自然とすぐに出てくるようになります。 読む相手に、読んでもらえるわかりやすい件名を書けるようになれば、問題なしです。

また英文ビジネスメールのやり取りの中で、相手のメールで使われている良い言い回しからも勉強になることも多く あります。使える言い回しはどんどん盗んで自分でも使いましょう。

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